Di tengah meningkatnya kebutuhan digitalisasi layanan kesehatan, penggunaan Rekam Medis Elektronik (RME) menjadi pilihan utama bagi banyak klinik dan fasilitas kesehatan. Agar sesuai standar seperti SATUSEHAT, pemilihan vendor RME harus dilakukan dengan cermat. Vendor RME harus paham kebutuhan fasilitas kesehatan, termasuk integrasi, keamanan data, dan dukungan teknis. Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai tips penting yang perlu diperhatikan sebelum memilih vendor RME, mulai dari fitur yang wajib ada, hingga kesesuaian dengan regulasi. Jangan sampai salah langkah, karena keputusan ini akan sangat menentukan efisiensi dan keberhasilan klinik Anda.
Baca Juga: Panduan Rekam Medis Elektronik untuk Klinik dan Praktik Mandiri
Panduan Memilih Vendor Sistem Rekam Medis Elektronik (RME)
Memilih vendor RME penting karena berdampak pada operasional klinik, keamanan data, dan kualitas layanan. Karena itu, pilih vendor RME secara hati-hati dan terencana agar sesuai kebutuhan dan mendukung kinerja klinik secara optimal.
Bagi Anda yang sedang mencari vendor RME, berikut tips cara memilih vendor untuk kebutuhan Klinik Anda.
1. Menilai Kebutuhan Klinik
Langkah pertama dalam memilih vendor RME adalah menilai kebutuhan klinik. Identifikasikan fitur yang klinik butuhkan untuk operasional, seperti admisi, antrian pasien, RME cloud, dan layanan dokumen otomatis. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan pendekatan SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound) untuk menetapkan tujuan implementasi, seperti: “Mengurangi waktu pencatatan rekam medis pasien hingga 30% dalam enam bulan”.
2. Menetapkan Kriteria dan Mengidentifikasi Hambatan
Menentukan kriteria penting dalam memilih vendor, misalnya:
- Lokasi penyimpanan data (on-premise, server vendor, atau cloud, server lokal atau luar negeri)
Pastikan mencari vendor RME yang menggunakan server lokal atau dalam negeri. Sesuai dengan ketentuan SATUSEHAT. Vendor RME yang terintegrasi SATUSEHAT wajib menggunakan server lokal atau server dalam negeri. Hindari vendor RME yang menggunakan server luar negeri agar sesuai dengan ketentuan regulasi Kemenkes. - Keamanan data dan enkripsi
Pilih vendor RME yang minimun mematuhi standar keamanan nasional dan sudah terdaftar PSE Kominfo. Cari vendor yang memiliki reputasi baik di industri keamanan untuk data medis. Pastikan vendor menawarkan enkripsi data yang kuat, untuk melindungi data saat penyimpanan dan transmisi. Dan pilih vendor yang menerapkan akses terbatas berbasis peran (role-based access) untuk membatasi akses ke data sensitif. - Kemudahan integrasi dengan sistem yang ada
Pilih vendor yang dapat memberikan kemudahan integrasi dengan beberapa unit lain. Seperti integrasi dengan unit farmasi, unit laboratorium, unit admisi dan lain-lain. Pastikan juga vendor RME dapat integrasi dengan sistem lain seperti integrasi dengan SATUSEHAT, BPJS, PCare, dan sistem lainnya. - Dukungan teknis dan pelatihan berkelanjutan
Cari vendor RME yang beberikan dukungan teknis penuh seperti support CS dan konsultasi 24/jam, memberikan dukungan teknis pemeliharaan atau maintenance, dukungan training online maupun offline. - Kepatuhan terhadap regulasi dan standar kesehatan nasional atau internasional
Pilih vendor RME yang mematuhi regulasi dan standar kesehatan nasional dari peraturan Permenkes No. 24 tahun 2022 dan standar International FHIR. Cari vendor yang mempunyai komitmen untuk mengikuti regulasi dan standar dari Kemenkes RI dan SATUSEHAT agar RME Anda nantinya akan uptodate dengan regulasi RME dari pemerintah. Pastikan vendor RME sudah terdaftar dan bermitra resmi dengan SATUSEHAT dan Kemenkes RI. Cek vendor RME yang terintegrasi SATUSEHAT dan resmi terdaftar atau bermitra dengan Kemenkes disini!
3. Mempersempit Pilihan Vendor RME
Tips berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah dengan mempersempit pilihan vendor. Lihat apakah vendor yang Anda pilih sudah terintegrasi dengan SATUSEHAT dan sudah memenuhi standar. Dengan cara ini, Anda dapat mempersempit pilihan vendor yang sudah teruji kualitasnya.
Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mempersempit pilihan:
- Minta rekomendasi dari sesama profesional kesehatan atau rekan sejawat
- Teliti ulasan dan testimoni pengguna di forum internet, media sosial, ataupun website perusahaan
- Hubungi asosiasi profesional yang relevan
- Gunakan alat atau website untuk membandingkan berbagai fitur vendor
4. Mengirimkan RFI (Request for Information)
Tips berikutnya adalah untuk meminta informasi dari vendor mengenai produk dan layanan mereka. Beberapa aspek yang perlu ditanyakan adalah:
- Ketersediaan untuk melakukan demo sistem
- Ketersediaan untuk mendapatkan akun trial
- Profil perusahaan vendor / Company Profile
- Model implementasi dan pelatihan
- Dukungan pertukaran informasi kesehatan (Health Information Exchange/HIE)
- Estimasi total biaya berlangganan, biaya lisensi atau biaya kepemilikan (Total Cost of Ownership)
5. Melakukan Evaluasi dan Demo Sistem
Tips berikutnya adalah bandingkan harga dan fitur dari berbagai vendor untuk membantu Anda mengevaluasi pilihan secara lebih objektif. Setelah itu, Anda bisa menjadwalkan demonstrasi produk dari beberapa vendor yang dipilih. Jadwalkan demo sistem untuk memahami semua fiturnya dan mengevaluasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan klinik. Selama demo, pastikan untuk mengevaluasi fungsi inti RME, UI Interface (kenyamanan dan kemudahan tampilan untuk pengguna), serta fitur manajemen klinik lainnya. Anda juga bisa mencoba untuk mencocokkan penggunaan RME dengan skenario klinis yang ada di klinik Anda.
6. Menghubungi Referensi dan Melakukan Kunjungan Lapangan
Tips lainnya adalah Anda bisa meminta vendor untuk menyediakan daftar klien yang sudah menggunakan produk mereka. Hubungi klien-klien tersebut untuk mendapatkan masukan mengenai pengalaman mereka dalam menggunakan sistem, serta tantangan yang mereka hadapi selama implementasi dan penggunaan. Jika memungkinkan, lakukan kunjungan ke fasilitas yang sudah menggunakan sistem tersebut untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas.
7. Pengambilan Keputusan dan Penyusunan Kontrak
Setelah tahap evaluasi selesai, tentukan vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan klinik Anda. Jangan lupa untuk menyusun kontrak yang mencakup hak dan kewajiban kedua pihak, termasuk jaminan kualitas layanan, SLA (Service Level Agreement), serta ketentuan mengenai pengelolaan data pasien.
Apa Saja yang Perlu Ditanyakan Saat Memilih Vendor Penyedia Rekam Medis Elektronik?
Memilih vendor penyedia sistem Rekam Medis Elektronik (RME) bukan hanya soal harga atau tampilan sistem, tapi juga menyangkut bagaimana sistem tersebut bisa mendukung operasional klinik secara jangka panjang. Dengan banyaknya pilihan yang tersedia di pasaran, pengelola klinik perlu mengajukan pertanyaan yang tepat agar bisa menilai apakah solusi yang ditawarkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini beberapa pertanyaan penting yang sebaiknya diajukan saat menyeleksi vendor RME.
1. Apakah sistem Anda sudah terintegrasi dengan SATUSEHAT?
Tanyakan apakah sistem vendor sudah resmi terhubung dengan platform SATUSEHAT Kemenkes agar pelaporan data pasien langsung bisa dilakukan tanpa integrasi tambahan. Cek vendor RME yang terintegrasi SATUSEHAT dan resmi terdaftar atau bermitra dengan Kemenkes disini!
2. Fitur utama apa saja yang tersedia dalam sistem RME Anda?
Pastikan sistem memiliki fitur dasar seperti pendaftaran pasien, pencatatan medis, billing, stok obat, hingga laporan manajemen, dan sesuai dengan kebutuhan layanan yang ada di klinik Anda.
3. Bagaimana sistem Anda menjaga keamanan dan privasi data pasien?
Vendor harus menjelaskan cara mereka melindungi data, seperti penggunaan enkripsi, kontrol akses pengguna, dan kepatuhan terhadap standar keamanan data yang berlaku.
4. Apakah sistem dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain?
Cari tahu apakah sistem mendukung integrasi dengan aplikasi pihak ketiga seperti lab, radiologi, BPJS, atau sistem pembayaran untuk memudahkan alur kerja.
5. Bagaimana proses pelatihan dan dukungan teknis yang ditawarkan?
Tanyakan apakah mereka menyediakan pelatihan untuk staf dan dukungan teknis selama jam operasional jika terjadi kendala saat penggunaan sistem.
6. Apakah sistem dapat dikembangkan jika kebutuhan kami bertambah?
Pastikan sistem dapat ditingkatkan atau disesuaikan ketika klinik berkembang, misalnya menambah cabang, pengguna, atau fitur baru.
7. Bagaimana struktur biaya dan model kontrak yang Anda tawarkan?
Minta penjelasan soal biaya awal, biaya bulanan/tahunan, biaya tambahan, serta apakah kontraknya fleksibel jika klinik ingin menghentikan kerja sama.
8. Bisa sebutkan beberapa klien Anda dan pengalaman implementasi sebelumnya?
Vendor yang berpengalaman biasanya punya daftar klien yang bisa jadi referensi dan menunjukkan bahwa mereka sudah terbiasa menghadapi berbagai kondisi lapangan.
Memilih vendor rekam medis elektronik yang tepat bukan cuma soal fitur, tapi soal bagaimana sistem tersebut bisa mendukung pertumbuhan dan efisiensi klinik Anda ke depan. Sistem yang andal akan membantu klinik menyimpan data pasien dengan rapi, mempercepat proses layanan, dan memudahkan pelaporan ke pemerintah lewat integrasi dengan SATUSEHAT. Semuanya bisa berjalan lancar jika Anda memilih vendor yang tepat dari awal.
👉 Yuk, percayakan kebutuhan digitalisasi klinik Anda ke Mitramedis!
Mitramedis menyediakan sistem RME yang user-friendly, lengkap, dan tentunya sudah resmi terintegrasi dengan SATUSEHAT Kemenkes.
👉 Jadwalkan demo gratis dan dapatkan free trial 14 hari
📩 Klik di sini untuk demo dan konsultasi langsung atau kunjungi www.mitramedis.com untuk informasi lebih lanjut.
Tim Mitramedis 100% siap mendampingi implementasi RME hingga tuntas di Klinik Anda.
Saatnya klinik Anda naik level, lebih cepat, lebih aman, dan makin profesional bersama Mitramedis!